Beschikbaarheid en snel kunnen leveren is een cruciale succesfactor in e-commerce. Maar hoe zorg je voor de juiste voorraad als klanten hun bestelgedrag opeens kunnen omgooien (zoals tijdens corona)?
Voorraadexpert Jan Kraaijeveld van Slimstock geeft een stappenplan voor hoe je als bedrijf maximaal van online groei profiteert en toch grip houdt op de voorraad.
Lees verder
E-commerce is al tien jaar booming en heeft door corona nog eens een extra boost gekregen. Dit geldt voor grote webwinkels als bol.com, Coolblue en Zalando maar ook handelsbedrijven en retailers met fysieke winkels zagen het aandeel ‘online’ flink toenemen. En juist bij deze bedrijven leidt dit tot grote uitdagingen. Voorraadbeheer voor online verkoopkanalen is een ingewikkeld spel waar je makkelijk mee de mist in kunt gaan.
Beschikbaarheid heeft een prijs
Voorraadbeschikbaarheid is een cruciale factor voor succes in e-commerce. Ziet een klant dat u een product niet op voorraad heeft dan is hij met één muisklik bij uw concurrent. U loopt de order mis en grote kans dat hij bij uw concurrent ook andere artikelen bestelt. Over uw bedrijf heeft hij een minder positief gevoel gekregen en ontevreden klanten leiden tot een lagere Net Promoter Score van uw webshop.
Een hoge beschikbaarheid is dus gunstig voor uw omzet en de klanttevredenheid maar heeft ook een keerzijde: voorraadhouden kost geld in de vorm van rente, ruimte en risico. Incourantie en margeverlies liggen continu op de loer. U kunt wel van ieder artikel veel voorraad neerleggen maar daarmee vergroot u de kans dat u met overtollig voorraad blijft zitten. En heeft u überhaupt genoeg opslagruimte voor al die voorraad? De juiste afweging tussen beschikbaarheid en voorraadkosten, dat is de grote uitdaging bij voorraadbeheer.
Grote assortimenten hebben een prijs
Om te kunnen concurreren met de grote e-commerce-spelers lieten veel handels- en retailbedrijven hun assortimenten afgelopen jaren ongebreideld groeien. Ze kwamen hier van terug toen ze zagen dat slechts een klein deel van dit assortiment echt winstgevend was. Bedrijven als Fonq en Blokker zijn daarom een andere koers gaan varen en hebben hun assortimenten flink ‘gerationaliseerd’. Met een compacter assortiment vergroten ze de omzet per artikel en lopen ze minder risico. Artikelen die weinig worden verkocht bieden ze nog steeds aan maar worden pas ingekocht als er een klantorder tegenover staat.
Klantgedrag verandert
Online is er volledige transparantie in aanbod, prijzen en beschikbaarheid waardoor klantgedrag een grillige karakter heeft. Besluit uw concurrent de prijs van een artikel te verlagen of gaat hij extra adverteren op Google, dan kan de vraag van dat product in uw webwinkel van de ene op de andere dag volledig in elkaar zakken. Toch vervelend als dit juist één van uw best verkopende artikelen is waarvoor u net een nieuwe container uit China hebt laten komen!
Dat vraagpatronen snel kunnen veranderen, zagen we tijdens de eerste coronagolf. In de doe-het-zelf-branche schoot de online omzet omhoog, op sommige webshops werd wel twee keer zoveel verkocht als normaal. De vraag is hoe je daarop moet reageren. Zet de lijn door? Is het een tijdelijke piek? Veel bedrijven reageerden op het Nu en raakten in de stress. Orders bleven maar binnenstromen en klantservice-afdelingen raakten overbelast. Begrijpelijk en verstandig ook om snel in actie te komen maar wat betekent deze verandering voor de toekomst? Daar moet ook iemand over nadenken.
Samenwerking commercie
E-commerce kent een hoge dynamiek waar je als bedrijf snel op moet kunnen reageren. Voorraadbeheer en commercie moeten hierin samen optrekken. Voorraadplanners zien welke artikelen uit voorraad raken of juist incourant dreigen te worden. Commercie kan hier acties voor opzetten en door middel van prijs, promoties of positie op de website de vraag proberen bij te sturen. Bij e-commerce heb je voorraadbeheerders en commercianten nodig die datagedreven werken en gezamenlijk de marge optimaliseren. Hieronder bespreek ik een aantal stappen waarmee u tot een optimale voorraad van uw e-commercie operatie kunt komen.
Wat is het plan?
De eerste stap in voorraadoptimalisatie is u als bedrijf het grotere plan voor ogen hebt. Wat voor type bedrijf wilt u zijn? Wilt u online de concurrentie met de grote spelers aangaan of gaat u een niche bedienen? En welke producten horen daar dan bij? Wat zijn de belangrijke producten waarvoor u een hoge servicegraad wilt bieden en welke artikelen gaat u juist NIET op voorraad leggen. Als u hier op directieniveau geen duidelijke spelregels voor formuleert, dan weet u één ding zeker: uw voorraad zal compleet ontsporen. Voorkom dat voorraadplanners gaan zwemmen en op buikgevoel hun beslissingen moeten nemen.
Jan Kraaijeveld
Business development manager bij Slimstock. Zijn doel is om mensen en bedrijven beter te laten presteren op het gebied van forecasting en voorraadmanagement.
Tijdens de Week van Logistiek hield Kraaijeveld een webinar over voorraadbeheer
Focus op A-producten
Naast een plan is het belangrijk om focus te hebben. Een belangrijke oorzaak van veel voorraadproblemen is dat planners hun aandacht aan de verkeerde artikelen besteden. Een ABC-analyse van het assortiment op basis van omzet kan dit inzichtelijk maken. U zult zien dat ook in uw bedrijf tachtig tot negentig procent van de omzet wordt gemaakt met slechts tien procent van de artikelen. Iets soortgelijks geldt voor de winstbijdrage. Maak een ABC-indeling en zorg dat A-artikelen top-of-mind zijn bij uw voorraadplanners.
Processen en systemen
Probeer routinematige beslissingen zoveel mogelijk te automatiseren en introduceer management-by-exception. Er moeten beslisregels klaarliggen voor als bijvoorbeeld de vraag naar een bepaald artikel opeens harder gaat lopen dan verwacht. Wat betekent dit voor voorraadbeheer (Extra inkopen?) en wat betekent dit voor commercie (Prijs verhogen? Campagne stil zetten?). Belangrijk is dat voorraadbeheer en commercie notificaties krijgen bij deze alarmsituaties en snel tussen scenario’s kunnen schakelen.
Vooral voor product life cycle management moet een robuust proces worden opgetuigd want daar gaat het vaak mis. Hoe ga je een nieuw product infaseren? Wie bepaalt de initiële forecast en de eerste inlading? Ga je nieuwe artikelen al meteen op voorraad leggen of laat je in het begin leveranciers direct leveren? Hetzelfde geldt voor uitfaseren: is een artikel over zijn piek en begint de vraag af te nemen, dan moet snel op een andere voorraadstrategie worden overgestapt.
Conclusie
Voorraadbeschikbaarheid is een cruciale factor voor e-commerce voor zowel omzet, winstmarge als klanttevredenheid. Bepaal eerst uw strategie en zet die om naar datagedreven processen. Zorg dat planners de focus hebben op artikelen waar u uw geld mee verdient. Product life cycle management is een vak opzicht. Hierover gaat mijn volgende expertartikel.
