In mijn vorige expertartikel op deze website besprak ik het belang van voorraadbeschikbaarheid binnen e-commerce (geen voorraad = klant weg) en hoe je hier met behulp van een ABC-indeling de juiste keuzes in maakt. In dit artikel neem ik u mee naar een ander deelgebied van goed voorraadbeheer: het infaseren en uitfaseren van artikelen. We noemen dit met een duur woord product life cycle management.

Financiële impact

Waarom is goed infaseren en uitfaseren zo belangrijk bij e-commerce? Dit komt omdat in deze fase de voorraadbeslissingen met de grootste financiële impact worden genomen. Beslissingen die het verschil kunnen maken tussen winst en verlies. Vooral de introductiefase is zeer risicovol: uit onderzoek blijkt dat 25 procent van alle incourante voorraad binnen bedrijven wordt veroorzaakt door de eerste inlading! Te weinig bestellen in deze fase is daarentegen ook funest: juist bij een nieuw, veelbelovend artikel wilt u absoluut niet uit voorraad raken.

ERP

Maar ook bij het uitfaseren van artikelen kan het goed mis gaan met de voorraad. Stuurt u uw voorraad aan met een ERP-systeem dan wordt een artikel bij het bereiken van een bepaald voorraadniveau vaak automatisch bijbesteld. Maar er komt een moment dat de vraag naar een artikel in gaat zakken. Bent u hier niet op bedacht dan blijft uw ERP bij een starre min/max-aansturing maar doorbestellen. Ook het handhaven van een hoge bestelgrootte kan in deze fase funest zijn. Het leidt tot overtollige voorraad waar u misschien wel nooit meer vanaf komt.

Te veel voorraad    

Uitdijende assortimenten met een longtail aan artikelen die u nauwelijks verkoopt, komt vaker voor bij e-commerce dan in een fysieke retailomgeving. In een winkel of bouwmarkt wordt het assortiment namelijk van nature begrenst door de omvang van de winkel en de grootte van de winkelschappen. Op een gegeven moment kan een nieuw product er gewoon niet meer bij en moet een minder goed lopend product hiervoor plaatsmaken. In een webshop is deze fysieke begrenzing van het assortiment er niet en kan het oneindig blijven groeien.

Tijdens het infaseren en uitfaseren is er een groot risico dat u te veel voorraad opbouwt en daarmee onnodig beslag legt op uw werkkapitaal. Juist als e-commercebedrijf heeft u dit werkkapitaal keihard nodig om te blijven innoveren. U heeft liquide middelen nodig om telkens de nieuwste, meest lucratieve artikelen te kunnen lanceren.

Wel of niet voorraad

Een fundamentele vraag die u zich als e-commercebedrijf moet stellen is: wanneer leg ik een artikel überhaupt op voorraad? Een nieuw artikel op de webshop zetten wil immers niet zeggen dat je het ook op voorraad moet hebben. Ordergestuurd inkopen en leveranciers via een dropshipment laten uitleveren is in e-commerceland helemaal niet ongebruikelijk meer. Zeker bij nieuwe artikelen waarvan je nog niet weet of er veel vraag naar is of bij slowmovers die je toch maar weinig verkoopt, kan dit een verstandige strategie zijn.

Ordergestuurd inkopen

Een voorwaarde voor ordergestuurd inkopen is natuurlijk dat uw leverancier het artikel wél op voorraad heeft en het ook snel kan leveren. Bij u of rechtstreeks bij de klant. En een nadeel is dat er vaak hogere bestel- en handlingkosten mee zijn gemoeid en u dus minder marge overhoudt. U kunt ook een combinatie maken waarbij u eerst ordergestuurd inkoopt, bij lokale leveranciers, en dat u als een artikel goed gaat lopen, overstapt op voorraadgestuurd inkopen bij leveranciers in het Verre Oosten.

Kraamkamer

Er zijn e-commercebedrijven die grote hoeveelheden artikelen opvoeren alleen om te testen of er vanuit de markt interesse is. De webshop wordt dan een soort kraamkamer waar batchgewijs honderden artikelen tegelijk worden opgevoerd. Puur om data te verzamelen. Waar wordt op gezocht? Waar wordt op geklikt? Aan de artikelen waar veel op wordt geklikt, wordt gefaseerd extra productinformatie toegevoegd en extra aandacht besteed. Pas als er echt significant vraag naar is wordt het artikel op voorraad genomen.

Over product life cycle management binnen voorraadbeheer zijn hele boeken te schrijven. Iedere fase heeft zijn typische kenmerken en vraagt om een aparte voorraadstrategie. De echte toppers in de markt hebben voorraadplanners in dienst die zich helemaal in één fase van de levenscyclus hebben gespecialiseerd. In dit artikel beperk ik me tot een paar tips voor waar je per fase op moet letten.